Hoewel de term 'virtueel assistent' (VA) of 'virtueel professional' (VP) steeds bekender wordt, krijg ik tijdens gesprekken met familieleden, vrienden, bekenden en onbekenden, maar ook met ondernemers toch nog vaak de vraag: "Maar wat doet een virtueel assistent nou eigenlijk precies?" Tja, leg dat maar eens in een paar woorden uit... De lijst met mogelijkheden is namelijk enorm groot. En elke VA / VP heeft weer haar eigen specialisaties. Om een indruk te geven van de werkzaamheden die een VA / VP allemaal voor ondernemers uit kan voeren, leek het me leuk om een lijst op te stellen. Als basis heb ik hiervoor de lijst van de Academie voor Virtueel Professionals gebruikt. De lijst is vast niet compleet. Als je aanvullingen hebt, vind ik het leuk als je die aan mij doorgeeft, zodat ik ze aan de lijst toe kan voegen.

Dagelijks management: de secretariële taken die dagelijks terugkomen

  • E-mail lezen en beantwoorden.
  • E-mail ordenen en opschonen.
  • Agenda beheren, afspraken maken, bevestigingen sturen.
  • Lunch/dinerafspraken maken en restaurant boeken.
  • Digitaal archief opzetten.
  • Archief digitaliseren.
  • Backup maken van bestanden.
  • Taken prioriteren.
  • Planning maken t.b.v. deadlines.
  • Bewaken van deadlines.
  • Versturen van e-mails/brieven/brochures, etc.
  • Kantoorbenodigdheden bestellen.
  • Uitwerken en redigeren van teksten.
  • Documenten scannen en archiveren.
  • Telefonisch informatie opvragen.

(Online) marketing: belangrijke activiteiten om potentiële klanten kennis te laten maken met het bedrijf

  • Teksten voor website schrijven en/of redigeren.
  • Teksten voor website updaten.
  • Nieuwe blog op website plaatsen.
  • Nieuw artikel/whitepaper op website plaatsen.
  • Plaatjes/foto’s zoeken ter illustratie bij blog/artikel.
  • Video op website plaatsen.
  • E-mailmarketing versturen (nieuwsbrief, blog).
  • Verwerken van teksten voor specifieke marketingacties in het e-mailmarketingsysteem.
  • Social media profielen/groepen aanmaken.
  • Berichten op social media plaatsen.
  • Webinars en teleseminars inplannen.
  • Teksten t.b.v. aankondiging webinars/teleseminars redigeren en plaatsen op website.
  • De opnames van webinars en teleseminars auditen en op de website plaatsen.
  • Uitzoeken waar live presentaties gegeven kunnen worden.
  • Afspraken maken voor presentaties.
  • Presentaties uitwerken.
  • Presentaties op SlideShare plaatsen.
  • Teksten voor brochures/flyers redigeren.
  • Brochures, flyers, visitekaartjes, etc. bestellen.
  • Teksten in een e-book lay-out gieten.
  • Netwerkbijeenkomsten opzoeken die interessant zijn.
  • Beurzen opzoeken waar je je dienst/product kunt profileren.
  • Voorbereiding regelen voor de beurs.
  • Banners, flyers, etc. (laten) ontwerpen en bestellen.
  • PR-acties: teksten redigeren en naar juiste persoon/pers sturen.
  • Eigen presentatie/bijeenkomsten organiseren.
  • Zalen boeken, uitnodigingen versturen, alle facilitaire zaken regelen.
  • Promotiekaldender bijwerken en deadlines bewaken.

Statistieken bijhouden/resultaten meten: bijhouden wat het resultaat van marketingacties is, zodat je weet wat werkt

  • Aantal websitebezoekers bijhouden.
  • Aantal nieuwe aanmeldingen nieuwsbrief/blog bijhouden.
  • Aantal klanten bijhouden.
  • Aantal social media volgers bijhouden.
  • Kosten bijhouden versus omzet bij promotie-acties.
  • Berekenen wat het leveren van diensten kost en hoeveel het oplevert.
  • De voortgang bijhouden van je financiële doelen.

Communicatie: het relatiebeheer met leads, klanten, leveranciers en eventuele andere teamleden/collega’s

  • Afhandelen vragen van leads, klanten.
  • Afstemmen met leveranciers over uitbesteding, levering.
  • Telefoon beantwoorden.
  • Skype afspraken inplannen/organiseren.
  • Social media berichten beantwoorden.
  • Reacties op blogs beantwoorden.
  • Afspraken maken intern/extern.
  • FAQ bijhouden en op website plaatsen.
  • CRM systeem bijhouden.
  • Visitekaartjes verwerken in CRM.
  • Contacten (visitekaartjes) via LinkedIn maken.
  • Standaard lay-out maken voor alle bedrijfsdocumenten.

Sales: uitvoeren van taken ter ondersteuning van de verkoop van de diensten/producten

  • Verkoopafspraken met klanten inplannen.
  • Opzetten van online kalendersysteem om afspraken te maken.
  • Online verkooppagina (landingpage) maken en publiceren.
  • Aanvragen nieuwe domeinnamen.
  • Stappen vastleggen en standaard documentatie maken die nodig is om de deal te sluiten.
  • Offertes opstellen en versturen.
  • Algemene voorwaarden bijhouden.
  • Garantieverklaringen bijhouden.
  • Nabellen/opvolgen van leads.

Diensten/producten leveren: voorbereidende taken t.b.v. de levering van de diensten/producten

  • Contracten opstellen en versturen.
  • Bewaken dat contracten getekend retour komen.
  • Alle documentatie t.b.v. het leveren van diensten uniform maken en vastleggen.
  • Follow up in werking stellen: wat is de volgende stap bij ontvangen van getekend contract?
  • Product toesturen/levering in gang zetten.
  • Bij levering diensten online: het inregelen van alle online stappen/processen op de website.
  • Bij training/workshop/evenement alles organiseren en facilitair regelen.
  • Bij training/workshop/evenement aanwezig zijn als rechterhand/organisatorisch zaken regelen.
  • Materiaal t.b.v. training/workshop/evenement printen of laten drukken.
  • Jaarplanning maken.
  • Bij einde dienstverlening: afronding in gang zetten (bijv. evaluatie, eindgesprek).
  • Klantenservice: vragen van klanten beantwoorden.
  • Referenties bij klanten opvragen.
  • Referenties op website plaatsen.

Financiën: er zorg voor dragen dat de financiële administratie up-to-date is

  • Bonnen verzamelen en registreren.
  • Facturen en bonnen in boekhoudsysteem inboeken.
  • Facturen maken en versturen.
  • Checken of facturen betaald zijn.
  • Aanmaningen versturen.
  • Openstaande facturen nabellen.
  • Bij termijnbetalingen overzicht maken en betaalstatus bijhouden.
  • Online betalingssysteem implementeren.
  • Vervaldatum inkoopcontracten bewaken.
  • Nieuwe inkoop uitzoeken/offertes aanvragen.
  • Financieel archief bijhouden.
  • Budgetbewaking bij projecten bijhouden.

De meeste VA’s hebben zich gespecialiseerd op een of meer terreinen. Vrijwel niemand biedt alle bovenstaande werkzaamheden aan. Zo heb ik er voor gekozen om me met name te richten op hulp bij het dagelijks management en de online marketing. Daar heb ik de meeste ervaring mee en dat vind ik het leukst om te doen. Dat betekent niet dat ik me volledig ‘beperk’ tot deze twee specialisaties, maar wel dat dit de basis is waarop ik een samenwerking baseer. Geeft een opdrachtgever tijdens de samenwerking aan dat hij ook graag taken die binnen andere specialisaties vallen, wil overdragen, dan is dat altijd bespreekbaar. Mocht ik zelf niet voldoende kennis op dat vlak hebben of is het iets dat echt niet bij mij past, dan kan ik de opdrachtgever desgewenst in contact brengen met een collega VA, die hier juist wel kennis van heeft.

Waar kan een virtueel assistent je mee helpen?